Adresse siège social


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Obligations règlementaires



Déclarations en Préfecture


CREATION
Contenu dossier

  • Titre club (tel que figurant dans les statuts) avec sigle éventuel

  • Objet

  • Adresse siège social

  • Noms, professions, domiciles et nationalités des personnes en charge de l’administration

  • Exemplaire des statuts signés par au moins 2 personnes du Conseil d’Administration

  • Procès verbal de l’assemblée constitutive, signé par au moins 1 personne du Conseil d’Administration

  • Adresse de gestion si différente du siège social

Mode déclaration

  • Internet (Votre compte Association )

https://mdel.mon.service-public.fr/gestion-association.html

  • Courrier au Greffe des Associations de votre Préfecture

Utiliser les Cerfa aux adresses suivantes

http://vosdroits.service-public.fr/associations/R19467.xhtml

http://vosdroits.service-public.fr/associations/R20991.xhtml

Demande publication au Journal Officiel

Le coût est de 44 € à ce jour.

    • Le club reçoit un récépissé à conserver indéfiniment avec le N° RNA composé d'un W suivi de 9 chiffres.


MODIFICATION
Déclaration de :

  • Changement de statuts

  • Changement de Siège Social

  • Changement de Dirigeants

Pièces à fournir

  • Procès-verbal de l’organe délibérant (AG ou réunion de Comité Directeur)

  • Nouveaux statuts s’il y a lieu

Mode déclaration

  • Internet (Votre compte Association )

mon.service-public.fr

Il faut se créer un compte, et ensuite on peut faire la modification en ligne (nouveau service). Les pièces importantes (statuts, récépissés, procès-verbaux …) sont enregistrées et on peut s’en servir pour un certain nombre de démarches (demandes de subventions CNDS ou autres …)

  • Courrier


Registre spécial


L’association doit posséder un registre spécial pour la notification de toutes les modifications et changements déclarés en Préfecture (article 5 de la loi du 1er juillet 1901).

Ces changements y sont mentionnés avec mention des dates de récépissés.

Il s’agit d’un livre-journal côté (pages numérotées et reliées entre elles). Il est paraphé par le Président de l’association. Les changements sont transcrits les uns à la suite des autres sans ratures et sans blanc (pas de passage à une autre page tant que la page en cours n’est pas remplie). Il n’est pas possible de coller des feuilles blanches dans ce registre et il ne faut pas y faire figurer les procès verbaux d’Assemblées Générales ni les comptes-rendus de Conseils d’Administration.

Ce registre doit être présenté à toute réquisition des autorités.

L'absence du registre spécial, sa tenue irrégulière ou incomplète ou sa non production aux autorités peut justifier des sanctions :

• Au plan civil, la dissolution judiciaire de l'association,

• Au plan pénal, une amende de 1 500 euros (3 000 euros en cas de récidive).

• Au plan administratif, la suppression d'une subvention.

Ces mêmes sanctions s'appliquent aux associations qui omettent de déclarer leurs changements.

Voir modèle page suivante

En page de garde du registre ou en-tête, vous pouvez mentionnez : « Registre spécial de l’association (nom du club) dont le siège social est à (adresse), coté et paraphé par (nom du Président) »

Chaque évènement ou changement porté sur le registre spécial doit mentionner la date et être signé par le Président en exercice.

Les articles doivent se succéder dans le registre sans blanc et sans rature. Vous pouvez utiliser le modèle suivant :

Date

Evènement de la vie de l’association

Mentions correspondantes

jj/mm/aaaa

L’Assemblée Générale constitutive

-Fondation de l’association

-Adoption des statuts

-Listes des membres fondateurs

-Election du Conseil d’Administration


Composition du conseil d’administration

Récépissé n°… délivré le (date) par la préfecture de (lieu)

Parution au journal officiel du (date), sous le n°…

jj/mm/aaaa

Election du bureau par le conseil d’administration :

(Président, Secrétaire, Trésorier, autres fonctions selon statuts)


Composition du bureau

Nom, prénom, fonction de chaque membre au sein du bureau


jj/mm/aaaa

Assemblée générale ordinaire

Election du nouveau conseil d’administration

Composition du nouveau conseil d’administration


jj/mm/aaaa

Election du nouveau bureau par le conseil d’administration


Procéder comme ci-dessus

Récépissé n°… délivré (date) par la préfecture de (lieu)

jj/mm/aaaa

Assemblée Générale Extraordinaire

-Modification des statuts

-Changement de siège social

Récépissé n°… délivré le (date) par la préfecture de (lieu)

Parution au journal officiel du (date), sous le n°…

Affiliation à la Fédération

Contrat Club


La demande d’affiliation intervient après avoir choisi le ou les professeurs qui interviendront et avoir obtenu des créneaux dans une salle.

On peut faire cette démarche par extranet ou utiliser le formulaire prévu à cet effet et l’envoyer par courrier.

Il faut ensuite mettre à jour le Contrat Club à chaque fois qu’il y a modification de Dirigeants, de professeur, de salle, de siège social ou de statuts : le plus simple est de le faire par extranet.
Agrément Jeunesse et Sport


  • Demande d’Agrément Jeunesse et Sport

Cette demande ne peut être faite que 2 ans minimum après la création du club. Elle permet de pouvoir solliciter des subventions auprès de certaines collectivités territoriales (par exemple subvention CNDS).

La demande s’adresse à la direction départementale de la cohésion sociale (et de la protection des populations) (DDCS/DDCSPP) du département du siège du club.

Le dossier doit être composé des pièces suivantes :

  • Une demande sur papier libre signée par le représentant légal de l’association ;

  • Les statuts en vigueur de l’association, avec copie de l’insertion au Journal officiel de l’extrait de la déclaration initiale et, le cas échéant, copie des récépissés des déclarations modificatives ;

  • La composition des instances dirigeantes de l’association, avec l’indication des nom, prénoms, profession, date de naissance et domicile des membres de ces instances ;

  • Le rapport moral et financier présenté lors des deux dernières assemblées générales ;

  • Le compte de résultat des deux derniers exercices ;

  • Le rapport d’activité des deux derniers exercices ;

  • Le budget prévisionnel pour l’année en cours.

Déclaration d’Etablissement d’Activités Physiques et Sportives


Le terme "établissement d’activités physiques et sportives" (EAPS) doit être entendu, dans une acceptation large, comme étant la réunion :

  • d’un équipement qui peut être mobile (bateau, chevaux, parapente, ...) mais généralement fixé dans un lieu

  • d’une activité physique et sportive

  • d’une certaine durée : cette durée peut être de quelques mois (établissements saisonniers), régulière ou discontinue

Toute association sportive, agréée par l’Etat ou non, est donc considérée comme un établissement d’activités physiques et sportives.

La déclaration doit être faite à la Direction Départementale de la Cohésion Sociale (et de la Protection des Populations).

Elle entraîne un ensemble d’obligations :

  • Obligation de moralité des dirigeants et éducateurs

  • Obligation d’assurance responsabilité civile pour tous les intervenants (club, dirigeants, salariés, bénévoles, membres pratiquants, pratiquants occasionnels)

  • Obligation de diplômes pour les éducateurs rémunérés

  • Obligation d’affichage (voir plus loin)

  • Obligation de sécurité



Educateurs


Pour pouvoir enseigner, outre le diplôme lui permettant d’exercer, le professeur salarié doit obtenir sa carte professionnelle auprès de la DDCS/DDCSPP.

Cette carte est à renouveler tous les 5 ans.

Assurances


  • Assurance de la Fédération

Ne pas oublier, pour qu’elle soit valable, de licencier les membres du Comité Directeur avant le 1er septembre.

  • Assurance(s) complémentaire(s)

    • La Fondation Bénévolat propose des assurances gratuites pour les bénévoles : inscription et souscription sur www.fondation-benevolat.fr



  • Assurance risques locatifs

    • complémentaire de l’assurance fédérale pour les locaux occupés à titre permanent – soit plus de 180 jours consécutifs : bureau, local matériel …



Affichage


Un certain nombre de documents doivent être affichés dans le(s) lieux de pratique :

  • Tableau d’organisation des secours

  • Affiche et attestation de l’assurance fédérale

  • Règlement intérieur

  • Diplômes des enseignants

  • Cartes professionnelles des enseignants salariés

  • Avis de la Commission de Sécurité

  • Récépissé de déclaration d’EAPS



  • Nom adresse et n° tél de l'Inspecteur du Travail

  • Horaires collectifs de travail

  • Nom de la convention collective et son lieu de consultation

  • Dates des congés payés

  • Numéros de tél des services de secours d'urgence

  • Numéro de tél du service d'accueil de la prévention et de la lutte contre les discriminations

  • Textes des articles du Code du Travail concernant l'égalité professionnelle hommes/femmes

  • Interdiction de fumer

  • Adresse et n° de tél du service médical du travail

  • Numéro de tél du service d'accueil de lutte contre les discriminations raciales

Hygiène et sécurité


Le club doit disposer d’une trousse de secours.

Il faut avoir un tableau d’organisation des secours et un moyen de communication rapide.

En cas d’accident grave (décès ou incapacité de longue durée) il faut faire une déclaration d’accident à la Préfecture.

Documents à demander aux adhérents


  • Fiche de licence signée

  • Certificat médical d’aptitude à la pratique du sport (judo, jujitsu, taïso …)

  • Autorisation de prendre des mesures d’urgence en cas d’accident

  • Signature du règlement intérieur

  • Droit à l’image, éventuellement, surtout pour les enfants mineurs

  • Passeport sportif


Documents comptables


Avoir une comptabilité rigoureuse est une obligation pour rendre compte à ses adhérents et à des partenaires sociaux de l’utilisation des fonds.

On peut se contenter d’une comptabilité simplifiée car le budget n’est pas très important : il est conseillé (et c’est ce qui est réclamé pour les demandes de subvention) d’avoir un compte de résultat (voir les outils proposés).
Assemblée Générale


Les clubs de judo ont l’obligation d’organiser au moins une AG annuelle (voir module « Comment réussir son Assemblée Générale »).

Il est bon d’avoir un classeur pour les procès-verbaux d’Assemblées Générales. Le procès-verbal est la pièce justificative pour les déclarations de modification en Préfecture, auprès de la DDCS/DDCSPP, de la banque …

Aucun texte n’en impose le contenu, ni la forme : il peut s’agir d’un classeur dans lequel on placera des PV imprimés. Il est conseillé d’y faire figurer :

  • Dénomination de l’association ;

  • Date et lieu de l’assemblée ;

  • Mode de convocation et son auteur ;

  • Ordre du jour ;

  • Noms et Prénoms des membres présents ou représentés;

  • Noms, Prénoms et qualités des personnes assistant à la réunion ;

  • Noms, Prénoms du Président de séance ;

  • Quorum atteint s’il est requis ;

  • Documents et rapports soumis à l’assemblée ;

  • Un résumé des débats ;

  • Le texte des résolutions mises à voix ;

  • Le résultat des votes, délibération par délibération.

Pour une plus grande clarté, il est préférable de numéroter les pages et de les faire parapher par le Président et le Secrétaire Général. Ils seront également signés à la fin par ces deux personnes.

Salariés


  • Chèque-emploi associatif (CEA)

Ce dispositif dépendant de l’URSSAF vous permet en même temps de déclarer vos salariés, de leur fournir un contrat de travail, de les payer avec un chèque-emploi associatif, d’obtenir une fiche de paie, de déclarer tous les mois les salaires, ce qui automatise les prélèvements sociaux et vous dispense de toute déclaration trimestrielle ou DAE annuelle.

Cela peut être une bonne solution pour des dirigeants ayant peur de se perdre dans les méandres des administrations, mais enlève une certaine visibilité … A chacun de faire son choix.
Sinon :


  • Contrat de travail

Le contrat de travail doit être en accord avec la Convention Collective Nationale du Sport Etendue (CCNS) : voir module « Dirigeants/Enseignants » pour avoir des modèles de contrat de travail.


  • Déclaration de création à l’URSSAF pour le premier salarié

Vous pouvez le faire en ligne à l’adresse ci-dessous (il faut un justificatif d’identité électronique du président, donc pensez à scanner votre pièce d’identité au préalable), ou par courrier au Centre de Formalités des Entreprises compétent de votre département.

https://www.cfe.urssaf.fr/CFE_Declaration

A noter que si vous voulez faire toutes vos déclarations en ligne, vous avez intérêt à passer par la DPAE décrite ci-dessous.


  • Déclaration préalable à l’embauche d’un salarié (DPAE)

La DPAE rassemble 6 formalités liées à l’embauche :

  • la déclaration d'une première embauche dans un établissement,

  • la demande d'immatriculation d'un salarié au régime général de la Sécurité sociale,

  • la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage,

  • la demande d'adhésion à un service de santé au travail,

  • la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire,

  • la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).


Elle doit être faite 8 jours avant le début de la période d’essai.
2 méthodes :

  • saisie en ligne d’un formulaire sur net-entreprises.fr (s’inscrire préalablement à la première embauche)

  • par télécopie ou recommandé avec accusé de réception




  • Médecine du Travail

Il y a une visite à faire à l’embauche (avant l’expiration de la période d’essai), puis un suivi périodique.


  • Régime de prévoyance obligatoire

La Convention Collective prévoit l’adhésion à un Régime de Prévoyance pour vos salariés : n’oubliez donc pas d’y adhérer et de déclarer vos salariés.


  • Salaires et fiches de paie

Vous pouvez payer vos salariés par chèque ou par virement.

Pour la fiche de paie, vous avez le choix entre :

  • La faire vous-même (voir modèle sous excel dans le module « Outils de gestion »)

  • La faire faire par un cabinet comptable

  • La faire faire par un organisme d’aide aux associations




  • Cotisations sociales

Les cotisations se paient trimestriellement à l’URSSAF et à la Caisse de Retraite, et semestriellement pour le Régime de Prévoyance.

On peut le faire par net-entreprises.fr.

En 2016, la DSN (déclaration sociale nominative) remplacera toutes les déclarations sociales issues de la paie.
Dans tous les cas :


  • Registre unique du personnel

Il peut être tenu sur support numérique.

Les mentions portées dans le registre permettent d’identifier le salarié. Ces mentions sont les suivantes :

  • nom et prénom,

  • nationalité,

  • date de naissance,

  • sexe,

  • emploi,

  • qualification,

  • dates d’entrée et de sortie de l’établissement




  • Livre de paie (ou double des bulletins de paie)




  • Document unique de sécurité

Ce dossier fait l'inventaire des produits, matériel et conditions de travail, pouvant causer un dommage au(x) salarié(s). La mise à jour est effectuée, au moins chaque année ainsi que lors de toute décision d'aménagement important modifiant les conditions d'hygiène et de sécurité ou les conditions de travail.


  • Cotisations aux OPCA (AGEFOS et Uniformation)

A payer avant le 1er mars de chaque année.

C’est à vous de les contacter la première fois : les bordereaux de versement ne sont pas envoyés automatiquement pour les clubs n’ayant pas encore adhéré.

Fichiers informatiques : quels droits et devoirs ?


Les fichiers des membres et donateurs d’une association sont dispensés de déclaration à la CNIL.

Mais il faut informer les personnes de l’existence de ce fichier et de leur droit d’accès aux informations qui les concernent. Et bien sûr prendre toutes les mesures utiles pour la protection de ces données.

À noter : les mairies demandent parfois, pour l’obtention d’une subvention, la liste des adhérents avec adresses : c’est illégal.

Cours en musique


Attention, si vous faites des cours en musique (autre que radio), tels que taïso, vous devez vous déclarer à la SACEM et payer une cotisation.

Organisation de Tournois


Ne pas négliger les demandes d’autorisation nécessaires : organisation (Ligue dont le club dépend), buvette (au Maire) …

Pour la buvette, en principe le Code du Sport interdit la vente de boissons alcoolisées dans l’enceinte de la salle sportive.

Pensez à prévenir l’assurance de la Fédération.

Vérifier que tous les participants disposent bien d’un certificat médical de moins d’un an attestant de la non-contrindication à la pratique du judo en compétition.

Assurer la sécurité des participants et du public.

Organisation de lotos, loteries, tombolas, repas


Prévenir l’assurance fédérale.

L'organisation des loteries et des tombolas est soumises à une procédure d'autorisation préalable en préfecture permettant de vérifier qu'elle ne relève pas du champ commercial. Il est bon de demander l’autorisation du maire également.

Les lotos ne doivent pas être ouverts à tous et, sur un même loto, chacun des participants doit miser globalement au plus 20 €.

Les lots doivent être des biens, des services ou des bons d'achat non remboursables.

Les lots ne peuvent pas être des sommes d'argent.

L'exonération d’impôt est de droit si l'association mène des actions d'intérêt général et n'a pas organisé dans la même année civile plus de 5 événements ayant dégagé des recettes exceptionnelles (spectacles, conférences, expositions, kermesses et autres fêtes, etc.).

S’il y a diffusion de musique, il faut cotiser à la SACEM.

Organisation de déplacements


Le club peut organiser des déplacements, soit pour aller en compétition, soit lors de stage, pour se rendre sur le lieu d’activités.

On peut faire appel à des bénévoles pour assurer ce transport : ils sont couverts par l’assurance liée à la licence.

Cependant, il convient de signer des ordres de mission pour chaque bénévole assurant ce service.

Participation aux compétitions


Vérifiez que vos judokas ont des passeports sportifs à jour (vignette, grades, certificat médical).

N’oubliez pas d’inscrire préalablement par extranet quand il y a lieu.

Pour les organisateurs : le plus important est le certificat médical ; si le passeport est absent, on peut vérifier en ligne la prise de licence, mais il faut un certificat médical en règle.

Stages avec hébergement


Aux termes de l’arrêté du 1er août 2006, les séjours organisés par une fédération sportive, ses organes déconcentrés ou par les clubs affiliés, auxquels participeront 7 mineurs, doivent être déclarés en tant que séjour spécifique.

La déclaration doit être adressée à la DDCS/DDCSPP du siège social de l’organisateur 2 mois avant la date du séjour.

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