Qu’est-ce qu’un dossier commun de demande de subvention ?


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Exemple de dossier de demande de subvention

2007-2013



Axe :….. Mesure : …..



Partie réservée au service gestionnaire :


  • Dossier reçu le .. / .. / ….




  • Date A.R.simple .. / .. / ….




  • Date A.R. complet.. / .. / ….




  • N° d’enregistrement Présage :




  • Suivi par :



SOMMAIRE

Partie 1 : notice explicative et pièces à joindre obligatoirement au dossier de demande de subvention

Partie 2 : une lettre de demande de subvention à compléter qui doit obligatoirement être jointe au dossier de demande de subvention (une lettre de demande doit être adressée à chaque co-financeur sollicité au titre des crédits qu’il gère).

Partie 3 : renseignements concernant le porteur de projet

Partie 4 : descriptif du projet

Annexe 1 : fiche annexe Objectifs attendus de votre projet et contribution aux priorités du POC.

Annexe 2 : liste des obligations que devra respecter le porteur de projet dans l’hypothèse où la subvention sollicitée serait accordée et guide schématique

Annexe 3 : coordonnées des services à qui adresser le dossier de demande de subvention

INFORMATIONS PRATIQUES

Qu’est-ce qu’un dossier commun de demande de subvention ?

Ce dossier de demande de financement a pour objectif de faciliter les démarches de tout porteur de projet (personne physique ou morale de droit public ou privé) qui souhaite déposer une demande de subvention pour un projet sollicitant l’intervention du FEDER. Ce dossier peut être utilisé pour la demande de financements Etat et/ou Conseil Régional venant en contrepartie pour ce même projet. Il s’agit d’un tronc commun qui pour certains dispositifs spécifiques peut être complété par les services gestionnaires.

Quelles sont les modalités de dépôt du dossier ?

Ce dossier de demande de subvention doit être envoyé en trois exemplaires aux services désignés en annexe 4.

Que se passe-t-il ensuite ?

    A la réception de votre dossier :

A la réception du présent dossier dûment rempli, signé et accompagné des pièces qui doivent être jointes obligatoirement, votre demande d’aide sera enregistrée au SGAR (préfecture de Région) ou au Département de la prospective du Conseil Régional. Ils vous transmettront un accusé de réception simple vous informant du service qui sera en charge de l’instruction de votre dossier.

Après réception du dossier :

    Le service instructeur vérifiera :

  • la complétude de votre dossier et vous délivrera à l’issue un accusé de réception complet

  • l’adéquation de votre projet avec les règlements communautaires et nationaux, les enjeux du programme FEDER

  • L’éligibilité de votre projet à la mesure du programme opérationnel compétitivité

  • L’éligibilité des dépenses pour définir l’assiette éligible de votre projet

    A l’issue de cette phase d’instruction, votre dossier sera présenté en comité de programmation interprogrammes. La décision d’octroi de l’aide relève de la seule autorité compétente soit le Préfet pour les mesures en gestion Etat, soit le Président du conseil régional pour les mesures en délégation de gestion.

Pièces à joindre obligatoirement


  • Le présent dossier dûment rempli,

  • La délibération ou une lettre de demande signé du représentant légal par co-financement public sollicité,1

  • La lettre de demande de commencement anticipé du projet (le cas échéant), (attention aux régimes d’aide d’Etat et au principe d’incitativité)

Preuve de l’existence légale :

  • pour les sociétés ou entreprises 

Pouvoir habilitant le signataire à engager la société ou l’entreprise, extrait Kbis, inscription au registre ou répertoire concerné, statut de la ou des sociétés, contrat ou convention de gestion entre la SCI et la société exploitante, si différente

  • pour les associations 

Pouvoir habilitant le signataire à engager l’association, copie de la publication au journal officiel ou du récépissé de déclaration à la préfecture, statuts, dossier d’information annuel des associations.

  • pour les groupements d’intérêt public 

Pouvoir habilitant le signataire à engager le GIP, copie de l’arrêté approuvant la convention publié au journal officiel ou au recueil des actes administratifs de la Préfecture, statuts

  • pour les personnes publiques 

Pouvoir habilitant le signataire à engager l’organisme porteur, délibération de l’organe compétent approuvant le projet d’investissement et le plan de financement prévisionnel détaillé présenté dans la demande

Eléments concernant le plan de financement :

  • copies des décisions d’aides publiques déjà obtenues pour le projet (délibération ou arrêté des collectivités locales,…) ou à défaut, lettre de l’exécutif de la collectivité indiquant son approbation pour le projet identifié de façon précise, le montant de la subvention, le coût total prévisionnel du projet, son intention de co-financer le projet et de soumettre dans un délai précis la demande de co-financement à l’organe délibérant

Eléments relatifs au marché public

Dans le cadre d’une procédure engagée au moment du dépôt de dossier de demande de subvention, l’ensemble des pièces suivantes doit figurer au dossier :

Si la procédure doit intervenir postérieurement au dépôt du dossier de demande de subvention, ces pièces doivent accompagner la première demande de paiement.

  • Preuve de la publicité (par exemple : avis BOAMP, JAL, JOUE, presse spécialisée…)

  • Description suffisante par le pouvoir adjudicateur du produit ou de la prestation attendus (rapport de présentation, CCAP-CCTP)

  • Méthode d'évaluation et de pondération des offres (règlement de consultation communiqué aux candidats) et rapport d’analyse des offres

  • Documents retraçant les étapes nécessaires pour la sélection des offres :

- procès-verbal de la Commission d’appel d’offres

- avis d'attribution

- acte d'engagement

  • En cas d’avenant, justifier l’absence de bouleversement de l’économie ou de l’objet du marché

Eléments comptables :

  • Pour les entreprises appartenant à un groupe : organigramme précisant les niveaux de participation, effectifs, chiffres d’affaires et bilan des entreprises du groupe

  • Liasses fiscales complètes des 3 derniers exercices. Pour les associations et les GIP, les derniers bilans et comptes de résultats approuvés par l’assemblée et le rapport du commissaire aux comptes, ou s’agissant du dernier exercice, ces documents provisoires s’ils sont disponibles

  • Compte de résultat prévisionnel sur 3 ans

  • Attestation de non récupération de la TVA (uniquement si pour le projet, le porteur de projet ne récupère pas la TVA)

  • Attestation de régularité de la situation fiscale et sociale

  • relevé d’identité bancaire ou postal original

  • le cas échéant, attestation des organismes bancaires accordant un emprunt avec tableau d’amortissement et durées

Cas particuliers :

Pour les travaux et acquisitions immobilières, de réhabilitation ou de construction immobilière :

  • document précisant la situation juridique et la destination des terrains et immeubles et établissant que le demandeur a ou aura la libre disposition de ceux-ci (titre de propriété, promesse de vente, …). En cas d’achat : certification d’un expert qualifié indépendant ou d’un organisme officiel agréé certifiant la valeur et/ou confirmant que le prix d’achat n’est pas supérieur à la valeur marchande

  • état des autorisations préalables requises par la réglementation (permis de construire, autorisation d’aménager, …)

  • plan de situation et des bâtiments avant et après travaux, le plan cadastral, le plan de masse des travaux

  • estimatifs détaillés (coûts unitaires, quantités) de niveau Avant Projet Sommaire

Pour les dossiers prenant en compte les études de programmation, les marchés de maîtrise d’œuvre et les travaux :

  • la présentation synthétique du projet comprenant le contexte et les besoins (cahier des charges de l’AMO)

  • le programme technique et environnemental, ainsi que l’APD seront à transmettre en cours de projet dès leur validation

Pour les dossiers de travaux seuls

  • L’avant projet définitif ou un estimatif détaillé (coût unitaire, quantité) de niveau APD

Pour les équipements en matériel :

si le matériel est financé par crédit bail, indication de la valeur marchande et projet de contrat de crédit bail





Partie 2 : exemple de LETTRE DE DEMANDE OFFICIELLE DE SUBVENTION (merci de veiller à utiliser le papier entête de votre structure)

Coordonnées du service destinataire en fonction de la nature des crédits sollicités


Objet : demande de subvention FEDER

Affaire suivie par : …………………..

Je vous prie de bien vouloir trouver ci-joint le dossier relatif au projet (intitulé à préciser) : ………………………….

A cet effet, en ma qualité de représentant(e) légal(e) de (préciser le porteur de projet) ……………………………… et ayant qualité pour l’engager juridiquement, je sollicite une participation financière d’un montant de (à préciser)…………………….. €, au titre des crédits FEDER ………………………., sur la base du coût total prévisionnel du projet d’un montant de (à préciser en HT ou TTC)………………….. soit …… %.

Afin que ma demande puisse être prise en compte :

  • je certifie sur l’honneur l’exactitude des renseignements indiqués dans le présent dossier ainsi que dans les documents joints ;

  • j’atteste sur l’honneur la régularité de l’organisme que je représente au regard de ses obligations fiscales et sociales ;

  • Je certifie sur l’honneur que le projet n’est pas achevé à la date de dépôt du dossier

  • j’atteste solliciter parallèlement les aides publiques indiquées au plan de financement prévisionnel du projet détaillé dans le dossier ;

  • dans l’hypothèse où la subvention sollicitée serait accordée, je m’engage à respecter les obligations du porteur de projet qui figurent en annexe 2. Ces obligations seront reprises et précisées dans l’arrêté ou la convention attribuant l’aide.




Cachet

Date :

Nom et signature du représentant légal :


PARTIE 3 : RENSEIGNEMENTS CONCERNANT LE PORTEUR DE PROJET

RAISON SOCIALE :

FORME JURIDIQUE :

 Entreprise  EURL  SARL  SA  Entreprise Individuelle

 Association

 Collectivité locale

 Etablissement public

 Groupement d’intérêt public

 Organisme consulaire

 Autre (préciser) :

ADRESSE  (préciser aussi le lieu d’exploitation s’il est diffèrent du siège social ) :

ACTIVITE, OBJET SOCIAL :

N° NAF (3 chiffres et 1 lettre) : _ / _ / _ / _

N° SIRET à 14 chiffres (si vous ne disposez pas d’un numéro SIRET, cf. en annexe 4 les modalités d’obtention) : _ / _ / _ / _ / _ / _  / _ / _ / _ / _ / _ / _ / _ / _

REPRESENTANT LEGAL :

- Nom, Prénom :

- Qualité :

- Adresse :

- Téléphone :

- Fax :

- Adresse électronique :

RESPONSABLE DU PROJET (s’il diffère du représentant légal) :

- Nom, Prénom :

- Qualité :

- Adresse :

- Téléphone :

- Fax :

- Adresse électronique :

Si votre structure rentre dans le cadre d’une activité économique (NB : entreprise au sens européen)

Liste des aides publiques obtenues durant les 3 dernières années avec l’origine de l’aide (Europe, Etat, collectivités locales, …), son objet et son montant.

Par exemple : subventions, bonifications d’intérêt, exonérations fiscales, …




Origine de l’aide et dénomination du fonds

Projet ayant bénéficié de cette aide

Montant

N-1










N-2










N-3










Total










A REMPLIR UNIQUEMENT PAR LES ENTREPRISES :

- Effectifs salariés à la date de la demande :

CDI : CDD : Autre (à préciser) :

- L’entreprise appartient-elle à un groupe ?   oui  non

Si oui, lequel ?

- Répartition du capital :

  • Montant du capital, nom ou raison sociale, % ou nombre de parts :



  • Participation au sein d’autres sociétés  oui  non

Si oui, nom et pourcentage du capital détenu :

- Eléments comptables au 31-12-(N-1) :

Chiffre d’affaires :

Excédent brut d’exploitation :

Résultat d’exploitation :

Résultat net :




Capitaux propres :

Dettes financières :

Crédits de trésorerie :

Total du bilan :




Incitativité de l’aide pour la réalisation du projet

Dans le cadre des régimes d’aides d’Etat, l’incitativité de l’aide doit être démontrée. Aussi, les projets ne doivent pas être commencés à la date de dépôt du dossier.

PARTIE 4 : RENSEIGNEMENTS CONCERNANT VOTRE PROJET

INTITULE DE VOTRE PROJET :

LIEU DE REALISATION DE VOTRE PROJET  :

DESCRIPTION DE VOTRE PROJET :

Votre projet est-il éligible au fonds de compensation TVA ?

 oui  non

OBJECTIFS POURSUIVIS

Objectifs quantitatifs sur l’emploi

Cet indicateur doit permettre de quantifier le nombre d’emploi qui sera créé sur l’ensemble de la programmation FEDER 2007-2013.

Il s’agit d’un renseignement en prévisionnel.
Nombre d’emplois directs créés :

On entend par création d’emplois directs le recrutement au sein de la structure porteuse du projet dont l’origine est le projet

Objectifs qualitatifs : prise en compte des enjeux transversaux (cf Annexe 1)

L’intervention du FEDER dans les projets picards et à travers lui celle de l’Europe doit contribuer de façon significative à l’amélioration de l’égalité des chances, de l’environnement et de l’innovation en Picardie, appelés « Enjeux transversaux ». Chaque projet participe à l’atteinte d’un ou plusieurs objectifs. Vous trouverez en annexe le descriptif de ces quatre enjeux. Ces objectifs sont décrits en annexe 1.

N’hésitez pas, dans la partie descriptive de votre projet à mettre en avant la spécificité de votre projet qui répond à un ou plusieurs de ces enjeux.

Moyens de publicité prévus

La Commission Européenne demande que tout projet aidé fasse l’objet d’une publicité par le bénéficiaire.

A partir de 50 000 € de FEDER, le bénéficiaire doit obligatoirement prévoir des actions de communication qui doivent être détaillées dans l’encart ci-dessous. En ce qui concerne leur financement, il a le choix entre :

a. présenter au sein du projet, une dépense de « publicité et communication » (voir tableau « plan de financement prévisionnel »). Ce poste de dépenses sera alors aidé par le FEDER au même taux que le reste de l’opération.

b. ne pas présenter de dépense tout en s’engageant à réaliser une démarche de communication, qui doit être décrite de façon explicite dans l’encadré ci-dessous.

Quelques exemples : plaque informative sur le financement européen, apposition des logos sur tout support de présentation du projet ou d’étude qui fait l’objet du co financement européen, pour les recrutements : copie du courrier d’information du co financement européens à la personne recrutée, article spécifique dans le journal interne ou communal, logos en pied de page d’accueil de votre site Internet + lien sur les sites d’information sur l’Europe, réunions d’information sur l’aide européenne auprès des bénéficiaires de l’opérations, des collaborateurs, du comité d’entreprise, inaugurations / lancement du projet…

Pour les modalités de publicité à mettre en oeuvre, consulter le site Internet www.picardie-europe.eu.

Description des moyens prévus :

CALENDRIER ET ETAPES PREVISIONNELS DE REALISATION DE VOTRE PROJET :




Date de début du projet (mois, année) :




Date de fin du projet (mois, année) :

Principales étapes du projet :

par exemple : études techniques, avant projet sommaire, avant projet détaillé, lancement appel d’offres, sélection du prestataire, … 

Etapes

Date de réalisation (mois année)

Délais de réalisation (nbre de mois)

Coût

Echéanciers des demandes de paiements




























































































PLAN DE FINANCEMENT PREVISIONNEL DU PROJET



- les dépenses sont à détailler et à présenter par poste, les cases grisées correspondent au chapitre budgétaire de votre comptabilité auquel les postes de dépenses se rattachent.

- Certaines dépenses (dépenses indirectes et dépenses de personnel) nécessitent d’être déterminées au moyen d’une clé de répartition. Rapprocher vous, lors de l’instruction de vote dossier, du service qui en a la charge afin de déterminer précisément avec lui les modalités de calcul et de justification ultérieure (qui devront être mentionnées dans l’annexe de votre convention)

- recettes générées par le projet dont l’analyse permettra de définir l’assiette du projet

- l’opération doit être présentée Hors Taxes (HT) si le porteur de projet récupère la TVA et Toutes Taxes Comprises (TTC) si le porteur ne la récupère pas.

ANNEXE 1 : FICHE ENJEUX TRANSVERSAUX

Les enjeux transversaux permettent d’estimer sur l’ensemble du programme et des dossiers programmés quel impact le FEDER a sur les enjeux suivants : égalité femmes-hommes, développement durable, technologie de l’information et de la communication, l’innovation. Pour chaque dossier, le service instructeur en charge de votre dossier doit estimer s’il répond particulièrement à ces enjeux en l’évaluant sur une grille de niveaux allant de « sans objet » à « exemplaire ».
L’intervention du FEDER dans les projets picards, et à travers lui, celle de l’Europe doit contribuer de façon significative à l’amélioration de l’emploi, de l’égalité des chances, l’environnement et de l’innovation en Picardie. Chaque projet participe à l’atteinte d’un ou plusieurs objectifs. Cette fiche a vocation à définir le niveau de contribution de votre projet.

Priorité Egalité des chances en particulier Femme-Homme
Un certain nombre de démarches visent à favoriser l'égalité des chances et notamment l’égalité professionnelle des femmes et des hommes. Il s'agit ici d'identifier les principales démarches qui ont pu être mises en place préalablement au projet, qui accompagneront la réalisation du projet, ou qui sont prévues ultérieurement permettant de mieux prendre en compte cette priorité.
Exemples :
références d’études, de rapports, de données chiffrées et sexuées établissant un diagnostic dans votre structure, développement de services au sein de votre structure permettant de concilier les temps de vie, dispositif RH spécifique pour l’égalité femme-homme

Priorité – Innovation
« Une innovation est « la mise en oeuvre d'un produit (bien ou service) ou d'un procédé nouveau ou sensiblement amélioré, d'une nouvelle méthode de commercialisation ou d'une nouvelle méthode organisationnelle dans les pratiques de l'entreprise [ou tout autre organisme], l'organisation du lieu de travail ou les relations extérieures » (Manuel d'Oslo).
Exemples :

Innovation de produit (nouveau produit sur le marché), innovation de partenariat, innovation de mise en marché

Priorité - Environnement et développement durable
Un certain nombre de démarches visent à minimiser l'impact négatif du projet sur l'environnement et plus généralement à mieux prendre en compte le développement durable. Il s'agit ici d'identifier les principales démarches qui ont pu être mises en place préalablement au projet, qui accompagneront la réalisation du projet, ou qui sont prévues ultérieurement permettant de mieux prendre en compte cette priorité.
Exemples :

Mise en place d’un « chantier propre », don ou recyclage D3 E en cas de changement de matériel électronique, efficacité énergétique, comportement éco responsable dans les entreprises, gestion des déchets, intégration environnementale du projet, etc.


Priorité TIC
Les Technologies de l’Information et de la Communication contribuent de manière significative à la croissance économique, et représentent un potentiel d’accroissement de la productivité des entreprises. Mais la contribution va au-delà de la sphère économique et affecte aussi les secteurs de l’éducation, de la culture, de la santé, …

On entend par TIC tout ce qui relève d’Internet et de ses usages (plate-forme d’échanges, site web, formation en ligne etc.…) et, plus généralement tout ce qui relève de l’utilisation de l’ informatique et de la technoloqie pour la collecte et la transmission de données (SIG, GPS par exemple).
Exemple :

Utilisation de technologies spécifiques pour la mesure de données : GPS et cartographie numérique pour les projets relatifs à la préservation d ‘une espèce menacée ; formation TIC spécifique au sein de la structure, utilisation de logiciels libres, visioconférences

ANNEXE 2 : NOTICE SUR LES OBLIGATIONS DU PORTEUR DE PROJET BENEFICIAIRE

Dans l’hypothèse où la subvention sollicitée serait accordée, les obligations énoncées ci-dessous devront être respectées par le porteur de projet. Ces obligations seront reprises et précisées dans l’arrêté ou la convention attribuant l’aide.

Le porteur de projet est invité à la lire attentivement cette notice voire à la conserver. En effet, elle doit permettre au porteur de projet de prévoir le suivi et la mise en œuvre administrative du projet faisant l’objet de la demande de subvention.

1 - Plan de financement – Aides publiques :

Le porteur de projet devra transmettre au service instructeur :

Au moment du dépôt du dossier :

-les décisions relatives aux aides publiques sollicitées (notification des aides nationales et délibérations des collectivités locales) sauf si elles sont jointes au dossier.

Au moment de la demande de solde :

-les preuves des versements des aides obtenues (montant réel)

Si le plan de financement initial venait à être modifié, le porteur de projet devra informer le service instructeur qui fera procéder au réexamen du dossier par l’autorité concernée, le taux maximum d’aide publique autorisé devant être respecté.

2 - Dépenses éligibles :

Le porteur de projet devra informer le service instructeur du début d’exécution du projet qui doit intervenir dans les six mois suivant la signature de la convention d’attribution.

Sources de financement

Date d'éligibilité des dépenses

Fonds européens

et/ou

Crédits nationaux en contrepartie


À compter du 1er janvier 2007 à condition que le projet ne soit pas achevé à la date de dépôt de dossier complet

Pour les aides aux entreprises dont le projet relève d’un régime d’aide spécifique le projet ne doit pas être commencé conformément au principe d’incitativité

Néanmoins seules seront prises en compte dans l’assiette de la subvention Européenne les dépenses acquittées pendant la période d’éligibilité figurant dans la convention et conformément aux réglementations nationales et communautaires en vigueur.

3 - Réalisation du projet :

Le porteur de projet devra informer régulièrement le service instructeur de l’avancement de l’opération.

Le démarrage effectif de l’opération doit intervenir dans les 6 mois à compter de la notification de l’attribution de subvention. En cas de modification du calendrier et des modalités de réalisation, le porteur de projet devra informer le service instructeur dans les plus brefs délais avec communication des éléments. Cette demande doit intervenir a minima dans les deux mois avant la fin de la convention. En cas d’abandon du projet, le service instructeur devra également être informé.

Pour le cas spécifique des entreprises ayant un comité d’entreprise et bénéficiant d’une aide directe supérieure à 200 000 € ou d’une avance remboursable de plus 1,5 M€, le porteur de projet devra apporter la preuve que son CE a été consulté puis informé de l’attribution de cette aide. Devront être mentionnés l’origine du financement, son objet, son montant et conditions de son versement. Il pourra prendre appui sur la personne publique accordant l’aide.

4 - Paiement de l’aide :

Les paiements s’effectuent sur remboursement des dépenses telles que prévues dans la convention. Ces dépenses doivent être certifiées acquittées.

Le porteur de projet devra fournir au service instructeur  en accompagnement de ses demandes de paiement l’ensemble des pièces de dépenses, justifiées par les :

  • factures relatives aux dépenses faisant l’objet d’une demande de paiement et leur preuve d’acquittement

  • Un état récapitulatif de ces dépenses certifiées par un tiers

- Dans le cas de projet dont l’assiette éligible prévoit la valorisation de dépenses internes :

    • La clé de répartition définie

    • lettre de mission et fiche de paye, extrait de journaux de comptes, DADS (préciser)

La certification de l’état récapitulatif des dépenses doit être effectuée obligatoirement par un tiers en vertu de la réglementation européenne. Cet état doit être certifié par :

  • le comptable public,

  • l’expert comptable,

  • le commissaire aux comptes,



La preuve de l’acquittement des dépenses s’effectue par

  • une attestation d’acquittement par le fournisseur

  • un relevé bancaire

  • les extraits de journaux de comptes, DADS, fiche de paie.

Le porteur de projet devra déposer les demandes de paiement conformément aux modalités et au calendrier précisés dans la convention. La demande de paiement du solde sera obligatoirement accompagnée :

1- d’un compte-rendu d’exécution de l’opération ;

2- de la justification de la totalité des dépenses éligibles effectuées avec les pièces justificatives des dépenses encourues (sauf celles produites lors des acomptes) et un état récapitulatif des dépenses certifié par un tiers;

3- des décisions des co-financeurs publics (si elles n’ont pas été produites antérieurement) ;

4- de l’état des cofinancements encaissés (origines et montants) et la preuve de leur encaissement

5- des preuves de la publicité du co financement européen

6- de la fiche indicateur qui sera annexée à la convention

5 - Comptabilité de l’opération :

Le porteur de projet doit tenir une comptabilité séparée ou selon une codification comptable adéquate. Un système comptable par enliassement des pièces justificatives peut-être retenu. Les pièces comptables relatives à l’opération doivent être conservées jusqu’à la date limite à laquelle sont susceptibles d’intervenir les contrôles, soit jusqu’au 31/12/2021.

6 – Respect des dispositions communautaires et nationales :

Publicité :

Le porteur de projet devra assurer la publicité de la participation des co-financeurs en apposant leurs logos sur les réalisations aidées (panneaux, information des publics concernés…), selon les modalités décrites dans l’arrêté ou la convention, et devra fournir la preuve du respect de cet engagement à la demande de solde.

Pour le cas spécifique des entreprises ayant un effectif supérieur à 50 personnes et bénéficiant d’une subvention supérieure à 200 000 € ou d’une avance remboursable à 1 500 000 €, l’entreprise devra consulter son comité d’entreprise sur la demande d’aide et l’informer de son octroi. Cette information et consultation devront porter sur la nature de l’aide, son montant, son objet, les modalités et conditions de versements. L’entreprise mettra à disposition du service instructeur les justificatifs suivants : convocation du CE, éléments d’informations fournis au CE et compte-rendu du CE.

Respect des politiques communautaires :

Le porteur de projet devra respecter les politiques communautaires qui lui seront opposables et notamment les règles de concurrence et de passation des marchés publics, la protection de l’environnement et l’égalité des chances entre les hommes et les femmes.

Respect des règles de concurrence et de commande publique :

Le porteur de projet ne devra pas tirer parti de l’aide attribuée pour pratiquer des prix anormalement bas et plus généralement à ne pas détourner la clientèle des entreprises concurrentes par l’octroi d’avantages anormaux par rapport à ceux consentis habituellement.

Le porteur de projet s’engage à respecter les règles de mise en concurrence dans le cadre du recours à un prestataire extérieur telles que définies dans le code des marchés publics. Ainsi pour tout projet ayant recours à un ou plusieurs marchés publics, le porteur devra certifier de la conformité avec le code des marchés publics notamment par la mise à disposition des pièces justificatives voire leur production au moment du dépôt du dossier ou le cas échéant lors de la première demande de paiement. Le premier acompte ne pourra être versé qu’après vérification sur pièces du respect des règles d’égalité d’accès à l’offre (publicité) et de transparence (critères de sélection et leur pondération).

Evaluation

Le porteur de projet devra transmettre au service instructeur tous les éléments nécessaires à l’évaluation du projet cofinancé concernant :

  • les impacts attendus sur l’emploi et sur la formation,

  • Les impacts sur le ou les enjeux transversaux dans lequel ou lesquels le projet s’inscrit (l’environnement, égalité des chances femmes-hommes, nouvelles technologies de l’information et de la communication)

  • les indicateurs de réalisation tels que le prévoira la convention.

7 – Contrôle(s) :

Le porteur de projet devra se soumettre à tout contrôle technique, administratif et financier, sur pièces et/ou sur place, y compris au sein de sa comptabilité, effectué par le service instructeur, l’autorité gestionnaire, ou par toute autorité missionnée par le Préfet ou par les corps d’inspections et de contrôle nationaux ou communautaires. A cet effet, le porteur de projet devra présenter aux agents du contrôle tous les documents et les pièces établissant la réalité, la régularité et l’éligibilité des dépenses encourues.

8 - Reversement et résiliation :

En cas de non-respect des obligations ci-dessus et en particulier, de la non-exécution totale ou partielle de l’opération, de la modification du plan de financement ou du programme des travaux sans autorisation préalable, de l’utilisation des fonds non conforme à l’objet ou en cas de refus des contrôles, le reversement partiel ou total des sommes versées sera exigé.

Conformément à l’article 57 du règlement CE n° 1083/2006 du Conseil, dans le cas où, dans les 5 ans suivant la réalisation de l’opération, celle-ci connaîtrait une modification importante affectant sa nature ou ses conditions de mise en œuvre ou procurant un avantage indu au bénéficiaire ou à un tiers et résultant soit d’un changement d’affectation sans autorisation ou d’un changement dans la propriété de l’objet de la subvention, soit de l’arrêt ou du changement de localisation d’une activité productive, le reversement partiel ou total des sommes versées pourra être exigé.

Le porteur de projet devra s’engager en cas de non-respect de ses engagements et obligations à procéder au reversement des sommes indûment perçues dans le mois qui suit la réception du titre de perception.


GUIDE SCHEMATIQUE

Ce schéma a vocation à aider le bénéficiaire dans la gestion et le suivi de son dossier. A la fois retro-planning et synthèse des obligations : conservez-le et référez-vous y le plus souvent.



Dépôt du dossier

C

O

N

V

E

N

T

I

O

N

Durée du projet et de la convention

Commencement le .. / ../ … Fin le ../../..

Demande de paiement du solde

31/12/2021




Tout le long du projet

6 mois

Tous les 3 à 6 mois


2 mois avant

Transmettre :

-preuves du versement des co-financements,

-compte-rendu d’exécution

-état récapitulatif et justification de toutes les dépenses (y compris valorisations)

-preuve de publicité

-fiches de renseignement des indicateurs « priorités transversales »


Date limite de contrôle

- dossier complété

Respect des règles de concurrence

Informer le service instructeur du commencement d’exécution du projet

- Informer le service instructeur de l’état d’avancement de l’opération.

-transmettre les dépenses certifiées et acquittées

Date limite de demande de prolongation de la convention

Conserver le dossier jusqu’à cette date, et notamment l’ensemble des pièces comptables

- Décisions de co-financements


- SIRET – RIB

Respect du code des marchés publics

- Aides

- TVA







Respect de l’obligation de publicité














Informer le service instructeur si le projet est modifié ou son coût


ANNEXE 3 : ADRESSES UTILES

Retrouver l’ensemble des notices, consignes et contacts sur le site www.picardie-europe.eu


Lieu de dépôt des dossiers




Axes et mesures du PO « compétitivité »

concernés

Service instructeur

ADRESSE d’envoi du dossier de demande

Nombre d’exemplaires à transmettre

Mesures gérées par l’Etat

Axe 1 :

SGAR- Service Europe et CPER

6 rue Debray

80020 Amiens cedex 9

3

1.2 (sauf 1.2.4) :

DIRECCTE

1.4 (sauf 1.4.1) :

DRRT

1.5

DIRECCTE

Axe 2 :


2.3, 2.4 :

DREAL

Axe 3


3.1, 3.2, 3.3.1 :

SGAR

3.4 :

DREAL

Mesures gérées par le Conseil Régional

Axe 1 :

Conseil régional de Picardie

Direction prospective, programmation et évaluation

11 Mail Albert Ier

BP 2616

80026 Amiens Cedex 1

3

1.1, 1.3.2 1.4.1 :

DESRI

1.3.1, 1.3.3 :

Dir de l’Economie

1.6 :

Mission des Services aux publics

Axe 2 :

2.1, 2.2 :

Dir de l’Environnement

Axe 3 :

3.3.3 :

Dir des relations avec les territoires et du logement

3.3.4 :

Services des Infrastructures

NB : mesure 1.2.4 gérée par Oséo

1 Merci de veiller à utiliser le papier entête de votre structure. Toute demande sur papier libre sera rejetée.




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