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LACHAUX SYLVAIN Promotion 2009/2010






LICENCE PROFESSIONNELLE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

MISE EN PLACE D’UN REFERENTIEL PAIE



Tutrice IUT : Mme Patricia SERVANT

Tutrice Entreprise : Mme Sandrine MOULIN


LACHAUX Sylvain

(Les informations contenues dans ce mémoire sont sous l’entière responsabilité de l’étudiant)

REMERCIEMENTS
Je remercie en premier lieu Madame Sandrine MOULIN, responsable Ressources Humaines au sein de la société SEAC ainsi que Madame Marie FERREIRA, assistante Ressources Humaines qui m’ont grandement aidé à élaborer ce mémoire. Leurs conseils, aides et intégration m’ont permis de mieux cerner les enjeux du service RH dans une entreprise à taille humaine. En effet et outre les connaissances techniques indispensables pour mener à bien les missions RH, il est également nécessaire de disposer de réelles capacités relationnelles, d’écoute et de bienveillance envers des salariés parfois très demandeurs.
Je remercie également l’ensemble des collaborateurs de SEAC pour leur dévouement et leur gentillesse. Je pense plus particulièrement à Damien, comptable de la société et Thomas, informaticien.
J’ai également une pensée envers Madame SERVANT qui a pris la peine de suivre le stage et de nous aiguiller dans l’élaboration de ce dernier en nous permettant de ne pas trop nous éloigner des objectifs initiaux tant sur la forme que sur le fond.
Au-delà de ce mémoire, j’ai également une pensée émue envers toutes les personnes qui m’ont accompagné au cours de la préparation de la licence professionnelle « Gestion des Ressources Humaines ». En effet, l’ensemble de mes professeurs m’a apporté les bases essentielles pour pouvoir mener à bien mes futures missions. Je salue leur dévouement et leur acharnement à nous donner un bagage certes évolutif mais indispensable pour appréhender un environnement de travail passionnant mais parfois éprouvant.

SOMMAIRE
Résumé général 4

Abstract 6

Introduction 8

Première partie : vision globale du lieu de stage et missions 11

confiées

1/ Présentation générale de l’entreprise SEAC 11

1.1/ Un peu d’histoire 12

1.2/ Plan de l’entreprise 12

1.3/ Arbre organisationnel et points techniques 12

2/ Le système d’information en ressources humaines 14

2.1/ Le système d’information 14

2.2/ Présentation du service RH 15

2.2/ La gestion de la paie 16

3/ Missions abordées 17

4/ Tâches effectuées au cours des lundis et connexes 18

Deuxième partie : présentation des accords séniors 20

1/ Structure de la population salariée de SEAC lors de la mise en place des accords 20

1.1/ Pyramide des âges 20

1.2/ Répartition des effectifs de l’ensemble des salariés selon la tranche d’âge 21

1.3/ Répartition des effectifs de l’ensemble des salariés selon l’ancienneté

2/ Synthèse des accords séniors 22

3/ Conclusion 30

Troisième partie : construction et élaboration d’un référentiel de paie 31

1/ Présentation générale 31

2/ Conduite de travail 31

2.1/ Une phase d’immersion 32

2.2/ Comment conduire ce travail et répondre aux exigences et craintes soulevées par la responsable des ressources humaines si elle doit prendre « en main » le processus intégral de paie ? 32

2.3/ Remise du référentiel et consignes indispensables 34

3/ Référentiel de paie 34

3.1/ Présentation du logiciel MAGESTAN 35

3.2/ Points essentiels dans l’utilisation du logiciel MAGESTAN 35

3.2.1/ Comprendre les codes de couleur 35

3.2.2/ Un petit point sur la loi TEPA et les heures supplémentaires 36

3.2.3/ Le traitement des heures supplémentaires 37

3.2.4/ Transfert des données générées par MAGESTAN et 38 retravaillées manuellement vers le logiciel de paie SAGE

3.3/ Des données à connaître impérativement pour ne pas se tromper dans le processus de paie 39

3.4/ Un point sur les spécificités du travail le samedi 40

3.5/ Traitement des acomptes 40

3.6/ Le traitement des congés payés et de la maladie 41

3.7/ Le chômage partiel 42

3.8/ L’arrivée et le départ du salarié 42

3.9/ Les éditions indispensables et les travaux de clôture 44

4/ Comment procéder à la rédaction du référentiel paie et les difficultés rencontrées ? 45

5/ Conclusion 46

Quatrième partie : calcul de l’intéressement pour la période d’avril 2009 à mars 2010 48

1/ Les accords d’intéressement à SEAC 48

2/ Calcul de la prime d’intéressement 48

2.1/ Plafonnement collectif de la prime d’intéressement 50

2.2/ Les bénéficiaires 50

2.3/ Modes de répartition et information des salariés 50

3/ Démarches de travail 51

3.1/ Analyse de la situation de chaque salarié 51

3.2/ Les droits acquis par chaque salarié 52

3.3/ Exemple du tableau adressé à la responsable RH 53

3.4/ Travail complémentaire 53

4/ Conclusion 53

Cinquième partie : mise en place de procédures pour la gestion des rebuts et le suivi des formations 55

1/ Présentation du poste occupé par la technicienne sécurité et RH 55

2/ Créer et enregistrer le badge d’un nouveau salarié 56

3/ Suivi des formations et demandes de remboursement 56

4/ Préparation et suivi des visites médicales 56

5/ Gestion des rebuts 57

6/ Conclusion 58

Sixième partie : le licenciement individuel pour motif économique 59

1/ La procédure 59

2/ Les critères retenus 60

3/ Conclusion 61

Conclusion 62

Bibliographie 65

Liste des annexes 66


RESUME GENERAL
Deux grandes missions ont été traitées tout au long de ce mémoire. La première relate la mise en place d’un référentiel de paie à destination de la responsable des RH en cas d’absence prolongée de son assistante. La seconde mission est différente et s’articule autour de l’intéressement, mis en œuvre pour la première fois au sein de l’entreprise. Ainsi, ces deux missions, totalement différentes, permettent de se faire une première représentation de la profession d’assistant RH. En effet, le traitement de la paie et des charges sociales associées ainsi que du traitement de données dites « extracomptables » comme l’intéressement sont en règle générale des pôles majeurs dans tout travail RH. Leur maîtrise est fondamentale car au cœur même du métier et de ses préoccupations.
La première partie du mémoire relate les caractéristiques essentielles de l’entreprise SEAC en s’attardant plus particulièrement sur le service RH.
La seconde partie traite des accords séniors et représente une synthèse de ce qui a été signé dans un accord de branche. Ce travail se veut à la fois très synthétique et doit faire ressortir l’esprit de ce qui est attendu à la fois du côté de l’entreprise que des salariés âgés de plus de 45 ans.
La troisième partie de ce recueil représente la mission principale : la mise en place d’un référentiel paie. Plusieurs difficultés se sont présentées dans sa confection comme le fait de ne pas pouvoir avoir accès en permanence au progiciel et de le découvrir pour la première fois. Le risque majeur dans ce travail est de pouvoir se mettre véritablement à la place d’un novice et donc de toujours « rester » très pédagogue. Ainsi, l’aspect visuel a été privilégié afin que le futur opérateur ne se perde pas dans le labyrinthe des procédures qui sont parfois assez complexes.

La quatrième partie traite de l’intéressement, mission confiée en cours de stage et non prévue initialement. Ce travail présentait un double intérêt : mise en application pour la première fois, travail synthétique et de recherche afin que le montant soit réparti le plus équitablement possible, c'est-à-dire de ne pas oublier les salariés partis en cours de période ou ceux présentant des doublons dans leurs arrêts maladie par exemple. En effet, le logiciel de paie SAGE n’édite, en fin de période, que les salariés présents au 31 mars mais occulte complètement les sorties (fin de CDD, départ volontaire ou pas de CDI) et il faut donc travailler mois par mois.
L’avant dernière mission est similaire dans la forme à la troisième et s’intéresse plus particulièrement à des fonctions dévolues au service RH comme la sécurité et la qualité. Cette dernière est très présente au sein de SEAC car la société est jeune et mise sur cet aspect là de son métier afin de fidéliser ses clients. Son image même en dépend. Le travail à mener était bien moins urgent que pour le référentiel paie car l’absence de la salariée n’a, dans ce cas précis, pas les mêmes conséquences.
La dernière mission a trait au licenciement individuel économique. L’intérêt du travail était de présenter un tableau récapitulant les critères d’ordre établis par la responsable RH et d’attribuer une note par opérateurs. Ils permettent ainsi de s’en tenir à des données objectives, justes et donc mieux acceptables.
Ce mémoire est ainsi structuré en plusieurs parties, autonomes les unes des autres. Il se veut le reflet de ce que l’on peut être amené à traiter dans le service RH d’une entreprise à taille humaine. Il tente de présenter quelques facettes du métier d’assistant RH. Les missions sont variées et nécessitent toutes une connaissance aigüe des logiciels utilisés. Il est ainsi nécessaire de connaître leurs possibilités et leurs limites afin de traiter efficacement tout l’aspect social.


ABSTRACT

I realised training period within the Human Resources Department of SEAC Company.

It is an automotive equipment supplier which products Inner Ball joint, Outer Ball joint and lower Ball joint.

With crisis, there are more and more difficulties but future wouldn’t be so hard. The situation is not still favourable. Crisis requires to-think back of wage policy. There are not dismissals but not appointments in this plant.

Training period was very interesting and formative. It was very enriching and I was able to see several facets of the job.

Main mission concerned the elaboration a reference of pay. It was a very nice challenge and that mission was very important for the learning of pay in this particular area.
At the beginning, you must have a stage of immersion. It was very important to do that because you must be able to explain what you made and how you worked.
After and with experiences, it was more easily to work out a strict and very visual job. That element was essential for Human Resources manager. It was necessary to do a job easily comprehensible.
The second part of the mission was to elaborate and calculate profit-sharing. It was a very long work because the elements were disparate. Then, it was necessary to merge all this information. At the end, you must create a mailing.
There were a lot of interesting things to do in that factory.
In conclusion and in that job, you must have a lot of qualities: discreet and “pointed” in all management of the personnel. To be flexible is too important.

The human Resources assistant manager includes a variety of activities but at the beginning of your career, you must have all that concerns the pay. That element is fundamental.
In a personal capacity, I want to thank the whole administrative personnel and more particularly the helper in human resources and my guardian of training period.

INTRODUCTION
L’entreprise SEAC est une jeune et dynamique entreprise du secteur automobile et, comme en témoigne l’image présentée en début de mémoire, elle n’est présente, au niveau européen, qu’à Saint-Etienne. Les autres usines, non rattachées au site stéphanois, sont disséminées à travers le monde et notamment sur le continent américain et asiatique.

Pourtant et avec la crise qui touche de plein fouet le secteur équipementier, la situation pourrait paraître compromise avec un avenir très incertain et sombre. Mais la jeunesse de l’entreprise est un atout et la volonté des dirigeants est bel et bien tournée vers l’avenir et l’investissement. Car la reprise sera réelle et entière, selon les économistes, en 2012. Il est donc nécessaire d’engager une dynamique industrielle et de pouvoir répondre, en temps voulu, aux carnets de commandes.
Le mémoire présenté s’articule autour d’un certain nombre de chapitres. Toutefois, le cœur de ce recueil repose sur la mise en place et l’élaboration d’un référentiel de paie. Ce travail nécessite une imprégnation totale et complète afin d’en faire un outil efficace en cas d’absence de l’assistante RH. La tâche fut rendue d’autant plus difficile que le logiciel fonctionne en monoposte et qu’il est donc pratiquement impossible d’y travailler sur une longue période sans freiner l’assistante RH dans son travail. Mais le challenge était bien là et la méthode de travail a reposé sur un certain nombre de principes :


  • Privilégier l’aspect visuel de ce référentiel tout en restant rigoureux

  • Mettre l’accent sur les points difficiles dans le traitement de la paie et les particularismes au sein de la société

  • Aller le plus possible à l’essentiel

  • Pouvoir se mettre à la place d’un novice qui n’aurait qu’à suivre les étapes mentionnées sans trop se poser de questions.


L’élaboration d’un référentiel est un travail particulier et peut s’avérer bien utile en cas d’absence de l’assistante RH.
Parallèlement à ce travail, l’entreprise a mis en place pour la première fois l’intéressement. Son calcul et son mode de répartition sont présentés dans ce mémoire. Ainsi et comme on l’a souligné en début d’introduction, la motivation salariale est réelle.
Enfin, une réflexion a été menée sur les accords séniors, mis en place obligatoirement depuis le 1er janvier 2010. Ces derniers visent également à harmoniser les relations sociales et à impulser une dynamique chez les travailleurs de plus de 45 ans.
L’entreprise SEAC, même dans un contexte de crise, cherche à stimuler ses salariés et le travail mené par la directrice des ressources humaines est très important en ce sens, même si ce dernier n’est hélas pas toujours reconnu à sa juste valeur. En effet, il peut parfois être frustrant de s’investir totalement pour son entreprise sans en avoir les retours escomptés. Mais dans le terme « ressources humaines », il y a « humaines », et travailler avec l’humain, c’est surtout et avant tout faire preuve d’abnégation et d’humilité, qualités essentielles pour pouvoir bâtir sa vie professionnelle dans un monde qui évolue vite, se complexifie et semble se déshumaniser. Pourtant, au-delà des capacités techniques dévolues à la profession d’assistant RH, ce sont bel et bien des capacités relationnelles qui sont demandées.
Le mémoire présenté tente de faire la synthèse de ce que l’on peut en partie effectuer au sein du service ressources humaines d’une entreprise produisant des éléments pour l’industrie automobile. Ce stage a été très formateur et permet d’appréhender les futures prérogatives quant aux exigences nécessitées par la profession d’assistant en ressources humaines (RH). Ainsi, le mémoire permet de mieux cerner le métier en s’appuyant sur des exemples concrets de missions pouvant être confiées. Le fil conducteur de ce recueil a bien été de pouvoir synthétiser et rendre compte d’un certain nombre de processus qui n’avaient jamais été formalisés auparavant. Ainsi, rendre compte d’un processus, c’est d’abord et avant tout de pouvoir se l’approprier et de rédiger un ou des documents qui doivent normalement se suffire à eux-mêmes. La difficulté est réelle car le temps imparti était relativement restreint et l’accès aux progiciels malaisé. Mais toute difficulté est en règle générale stimulatrice car elle donne un sens à son travail et permet de progresser dans la connaissance de nouveaux environnements, parfois aux antipodes de ceux dans lesquels on évolue.

Dans un premier temps, il est nécessaire et utile de s’attarder sur la présentation de l’entreprise accueillante et d’exposer ainsi quelques caractéristiques tant sur son histoire que son avenir.

Connaître l’identité d’une entreprise, c’est déjà un premier pas dans la compréhension de son fonctionnement et la façon dont les différents services et salariés cohabitent.

Cette vision globale de la société permet de poser les premiers jalons quant au rôle que l’on peut y occuper et la manière de mener à bien ses missions.

Le domaine des RH est vaste et parfois complexe au non initié et parfois à un jeune professionnel, il est donc nécessaire de s’attarder sur ces éléments et de prendre du recul sur ce que l’on fait et toujours se poser la question suivante :

« En quoi ma présence, si brève soit-elle, peut apporter, à défaut d’une plus value, une aide et un soutien à celles ou ceux avec qui je vais travailler ».

Le travail mené que le mémoire tente de synthétiser répond en partie à cette question et permet d’appréhender les missions qui peuvent être confiées à un assistant RH. Il faut ainsi être disponible, posséder des capacités de synthèse et ne pas avoir peur de remettre son propre travail en question. En effet, la polyvalence reste indispensable dans un monde ou les technologies évoluent rapidement et nécessitent ainsi une adaptation permanente.

Première partie : vision globale du lieu de stage et missions confiées.
1/ Présentation générale de l’entreprise S.E.A.C. (Saint-Etienne Automotive Components).
Depuis 2008, le secteur automobile connaît une situation très tendue avec toutefois un rebond courant 2009 aidé par la prime à la casse. Cette dernière a relancé la vente de véhicules neufs et permis de stabiliser de manière toute relative l’ensemble du secteur automobile. Toutefois et face à un avenir incertain, le secteur se réorganise et tente de faire front. En effet, et notamment au niveau du personnel, les contrats intérimaires ont été interrompus ainsi que le recours aux contrats à durée déterminée. Traditionnellement, le secteur est un gros pourvoyeur de ces types de contrats car il faut pouvoir ajuster en permanence l’offre à la demande. Le secteur impose donc un flux tendu permanent. Ainsi, l’effectif moyen de l’entreprise tourne aux alentours de 130 salariés contre 200, un an auparavant. Ce schéma, prudent et cohérent par rapport aux incertitudes à court et moyen terme, permet de mieux préparer le retour à la croissance et d’éviter les licenciements. Il est important de noter qu’à la différence d’autres fournisseurs automobiles, l’entreprise SEAC a préféré mettre en place le chômage partiel afin de stabiliser les effectifs et d’éviter toutes désorganisations salariales susceptibles de compromettre l’avenir d’une entreprise jeune et dynamique. Toutefois les tensions sont perceptibles et les risques de conflits du type grèves demeurent.

Pourtant, dans ce contexte morose et où l’investissement semble atone, une lueur d’espoir semble se dessiner pour 2012 avec une fin de crise annoncée par les économistes et parce qu’il faudra pouvoir répondre à une demande qui sera conjoncturellement toujours à la hausse sur le long terme.

Il est intéressant de s’attarder sur la genèse de cette jeune entreprise. En effet, l’identité d’une société se forge dans son histoire, aussi courte soit-elle. Cette identité permet bien souvent de comprendre et d’anticiper les problèmes à venir.

La fiche d'identité proposée par le site internet de l’entreprise : www.seac-sas.fr reprend les éléments cités ci-dessous et permet d’avoir une première approche de la société. Ainsi, il n’est pas nécessaire de se lancer dans une explication qui ne serait qu’un copier coller de ce qui est dit sur le site.

L’entreprise SEAC est relativement récente. Son année de création remonte à 2001 et son année productive à 2002. Depuis 2008 et avec la crise économique mondiale, l’entreprise connaît des difficultés liées à une forte baisse de la demande et à une baisse de la vente de véhicules. L’intérim a été ainsi suspendu.
1.1/ Un peu d’histoire.
Les sociétés SOMIC ISHIKAWA (spécialisées dans la conception et fabrication de rotules) et la société JTEKT (spécialisée dans la conception et la réalisation de systèmes de direction) se sont associées le 24 septembre 2001 pour créer SEAC sous la forme d’une JOINT-VENTURE (coentreprise), avec répartition à 75% des actions pour SOMIC ISHIKAWA et 25% pour JTEKT.
L’activité de SEAC repose sur la conception et la fabrication de biellettes de direction et de rotules de suspension de qualité pour une grande partie de l’industrie automobile européenne.



1.2/ Plan de l’entreprise.



1.3/ Arbre organisationnel et points techniques :
L’organigramme directionnel se présente de la manière suivante :



Président

Adrian Lintis

Vice-Président

Kenichi Mihara

Responsable Ressources Humaines

Sandrine Moulin

Responsable Financier

Marufa Kutlu

Directeur Production

Fabrice Masson

Responsable Production

Christian Tomsic

Responsable Qualité

Bertrand Bravin
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