Procédure de facturation fin de mois


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Procédures Centre Services




Le 02/09/2011

Rédacteur : Thibault




Facturation fin de mois

Procédures Ximi

Sommaire

Procédure de facturation fin de mois 6

Validation des plannings 6

Génération des factures « brouillon » 6

Régularisations 6

Envoyer les factures 6

Ventilation des règlements (gestion des payements d’avance CESU, …) 6

Générer les règlements 7

Exporter les prélèvements 7

Tâche d’impression 7

Envoi par mail 7

Cycle de facturation 7

Gérer un avoir 7

Avoir 7

Trop perçu (A l’étude dans Ximi) 7

Procédure utilisation Ximi 8

Créer un client 8

Créer un devis 8

Créer un cycle 8

Entrée d’un intervenant dans l’entreprise 9

Sortie d’un intervenant de l’entreprise 9

Faire du placement (traiter les cycles et interventions à pourvoir) 9

Editer journal des paies 10

Traiter un règlement 10

Gérer une absence demandée par une intervenante 10

Gérer une absence non signalée par une intervenante 11

Gérer une annulation d’intervention demandée par un client 11

Gérer une absence non signalée par un client ou signalée trop tard (= LAPIN) 11

Gérer des congés demandés par une intervenante 11

Tâches récurrentes à paramétrer 11

Modifier une facture envoyée 11

RH 11

Arrêt de travail 12

Déclaration arrêt maladie 12

Accident du travail 12

Calcul congés payés dans XIMI 12

Entrée d’un salarié 12

Sortie d’un salarié 13

Pendant la période d’essai 13

1.Lettre de licenciement si besoin 13

2.Opsidium 13

3.Site de Pôle emploi pour Attestation Pôle emploi 14

Paie 14

Entrée d’un salarié 14

Mois de paie classique 14

Indemnités kilométriques 14

Acompte 15

Régularisation net à payer 15


Procédure de facturation fin de mois



Validation des plannings


Aller dans « RH » -> « Intervenants »

Vérifier le planning de chaque intervenant

Valider successivement les interventions pour chaque client

Génération des factures « brouillon »


Aller dans « Ventes » -> « Factures »

Cliquer sur « Générer » (çà a pour action de créer une nouvelle tâche planifiée pour générer toutes les factures en différé). Attention de mettre une date de facturation (date) au 31 et de payement (date d’échéance) au 7 du mois au plus tard et non au 1 !!!

Vérifier la présence d’une nouvelle tâche dans « Paramètres » -> « Tâches planifiées »

Vérifier à la fin que la tâche s’est bien générée, et traiter les erreurs s’il y en a.

Régularisations


Ouvrir le fichier de suivi « Reports.xls » sur l’onglet « Régularisation » présent ici : ..\..\1- Financier - Fiscal - Impôts\Autre\Reports.xls

Aller dans « Ventes » -> « Factures »

Editer successivement la facture de chaque client présent dans le fichier Excel

Ajouter à chaque facture un nouvel article correspondant au type de régularisation, et adapter éventuellement la quantité (une remise est à mettre avec une valeur positive pour réduire la facture !)

Ajouter 3€ de frais pour les payements en CESU

Contrôler les frais kilométrique

Envoyer les factures


Aller dans « Ventes » -> « Factures »

Appliquer un filtre sur le champ « Cycle de facturation » pour prendre le mois en cours de facturation

Surtout ne cocher aucune facture !

Aller dans « Actions » -> « Passer en Envoyées » (ça change le statut des factures de « Brouillon » à « Envoyé » mais n’envoie pas de mail… !!!)

Ventilation des règlements (gestion des payements d’avance CESU, …)


Aller dans « Ventes » -> « Règlements »

Appliquer un filtre « Non ventilés / partiellement ventilés » sur la vue « Clients »

« Associer la facture » successivement pour chaque règlement (permet de modifier le solde du compte CESU du client pour payer totalement ou partiellement la facture.

Si besoin changer le mode de payement des clients « CESU » vers « Prélèvement automatique pour pouvoir prélever le reste par virement. Le laisser comme çà jusqu’à réception de nouveaux titres CESU.

Générer les règlements


Depuis les factures, aller dans « Actions » -> « Générer Règlements »

Exporter les prélèvements


Permet de générer le fichier pour les ordres de prélèvement

Cette action doit être réalisée dès que possible afin d’envoyer les règlements à la banque le plus tôt possible

Aller dans « Factures » puis « Actions » -> « Ordre de prélèvement »

Ne jamais cocher « Crédité »

Enregistrer sur le fichier sur l’ordinateur -> Le transmettre par mail à la banque pour traitement

Tâche d’impression


Filtrer les factures du mois sur le champ « Envoi par mail » = Non

Imprimer le document depuis le modèle à utiliser

Récupérer le PDF une fois que la tâche est terminée

Imprimer les factures sur une imprimante et les poster

Envoi par mail


Filtrer les factures du mois sur le champ « Envoi par mail » = Oui

Envoyer les factures par mail en utilisant le modèle Clone !

Cycle de facturation


Aller dans « Paramètres » -> « Cycle de facturation »

Terminer le cycle en cours

Créer un nouveau cycle pour le nouveau mois à venir

Gérer un avoir



Avoir


A compléter suivant retour Support Ximi

Trop perçu (A l’étude dans Ximi)


Saisir un règlement avec une valeur négative et un statut « Emis »

Trouver une solution pour pouvoir associer ce règlement au règlement partiellement ventilé d’origine pour le solder !

Procédure utilisation Ximi



Créer un client


Aller dans « Ventes » -> « Clients »

Créer un nouveau client et saisir ses informations

Enregistrer -> Le client devient en état « Prospect »

Envoyer mail au client avec ses login/mdp extranet

Créer un devis


Aller dans « Ventes » -> « Devis »

Créer un nouveau devis

Ajouter au moins un article

Enregistrer le devis

Envoyer le devis par mail ou par courrier

Passer le devis en mode « Passer en Envoyé »

Publier le devis sur l’espace client (valable si le client n’est plus prospect)

Après retour du client :

Si devis validé -> Passer le devis en Signé (le client devient « Client » mais reste en « inactif »)

Si devis pas validé -> Passer le devis en Refusé

Si demande de modification sur le devis -> Passer le devis en Révisé (çà a pour action de dupliquer le devis de manière à pouvoir le modifier) -> Editer l’article à modifier -> Renvoyer le devis -> Passer le devis en mode « Passer en Envoyé » -> Le publier sur l’espace client si besoin

Créer un cycle


Aller dans « Clients -> Onglet « Ventes » -> Créer une mission (Le client devient alors « Actif »)

Dans la fiche de la mission, créer une prestation au moins pour pouvoir ensuite planifier une intervention. L’objectif ici est de définir les types de produits que l’on va pouvoir proposer dans le cadre de cette mission.

Cliquer sur « Planifier intervention » pour créer un cycle -> Définir le type de prestation à fournir et la récurrence (cycle ou intervention unitaire)

Entrée d’un intervenant dans l’entreprise


Aller dans « RH » -> « Intervenants »

Créer un nouvel intervenant (dans l’onglet CV, la date d’entrée correspond à la date d’embauche = date de création de l’intervenant dans Ximi en général)

Créer contrat pour l’intervenant

La période d’essai est toujours de 2 mois

Date d’envoi = date d’envoi du contrat si on l’envoie par la Poste

Date de DUE = date de déclaration du nouveau salarié auprès de l’URSSAF (via internet)

Enregistrer le contrat

Valider le contrat

Imprimer le contrat à partir du PDF généré et le donner à l’intervenante pour relecture et signature

Créer une tâche planifiée pour valider la fin de la période d’essai de l’intervenant (la date de rappel de la tâche doit être au moins 2 semaines avant la fin de la période)

Sortie d’un intervenant de l’entreprise


Faire le point de son planning pour éventuellement gérer les remplacements s’il y a besoin

Aller au contrat de l’intervenant

« Actions » -> « Arrêter » -> Remplir le motif et la date de prise d’effet

Faire du placement (traiter les cycles et interventions à pourvoir)


Aller dans « Planification » -> « Interventions »

Filtrer la vue sur « Cycles à pourvoir»

Choisir un cycle

Cliquer sur « Rechercher intervenant »

Adapter les critères de recherche si besoin

Lancer la recherche

Choisir une intervenante en cliquant sur « Choisir » sous leur photo

Créer une tâche planifiée pour planifier les enquêtes qualité sur les semaines suivantes (appeler le lendemain de l’intervention en général)

Envoyer un mail au client avec toutes les infos pour l’intervention

Editer le planning à jour de l’intervenante pour lui communiquer (Peut aussi être fait au moment de la visite de l’intervenant si elle est prévue)

Filtrer la vue sur « Interventions à pourvoir »

Choisir une intervention

Cliquer sur « Rechercher intervenant »

Adapter les critères de recherche si besoin

Lancer la recherche

Choisir une intervenante en cliquant sur « Choisir » sous leur photo

Créer une tâche planifiée pour planifier les enquêtes qualité sur les semaines suivantes (appeler le lendemain de l’intervention en général)

Envoyer un mail au client avec toutes les infos pour l’intervention

Editer le planning à jour de l’intervenante pour lui communiquer (Peut aussi être fait au moment de la visite de l’intervenant si elle est prévue)

Editer journal des paies


Aller dans « RH » -> « Contrat »

Cliquer sur « Action » -> « Journal de paie » pour éditer un fichier dans Excel avec toutes les heures du mois pour chaque salarié

Traiter un règlement


Pour un CESU :

Aller dans « Ventes » -> « Règlements »

Ajouter le nouveau règlement

Pour le payement d’une facture :

Rechercher le client

Cliquer sur sa facture

Faire « Associer nouveau paiement »

Gérer une absence demandée par une intervenante


Aller dans « RH » -> « Absences »

Créer une nouvelle absence

Double cliquer sur chaque prestation du planning impactées par l’absence -> Modifier seulement cette occurrence

Cliquer sur « Remplacer »

Trouver un nouvel intervenant

Gérer une absence non signalée par une intervenante


Aller dans « RH » -> « Absences »

Mettre une absence injustifiée sur le planning de l’intervenant

Editer l’intervention et l’annuler

Si besoin reprogrammer avec le client une intervention unitaire un autre jour

Gérer une annulation d’intervention demandée par un client


Editer l’intervention et l’annuler

Contacter l’intervenante pour la prévenir

Si la demande est suffisamment précoce, essayer de trouver un client en remplacement pour l’intervenante pour les créneaux impactés

Gérer une absence non signalée par un client ou signalée trop tard (= LAPIN)


Editer l’intervention et l’annuler

Contacter l’intervenante pour la prévenir

Réduire la durée de l’intervention de moitié comme si elle avait eu lieu

Mettre dans le tableau Excel de régulation de facturation que l’intervention n’a pas eu lieu, mais qu’elle est facturé de moitié

Gérer des congés demandés par une intervenante


Même chose qu’une absence avec motif différent

Tâches récurrentes à paramétrer


Relances impayés 1 puis impayés 2

Modifier une facture envoyée


Facture réglée -> Supprimer les « règlements » dans la fiche -> pour la repasser en statut « Envoyée »

Facture envoyée -> « Action » puis « Repasser en brouillon » -> Statut « brouillon »

RH



Arrêt de travail

Déclaration arrêt maladie


Aller sur Net-entreprise dans la rubrique « Attestation de salaire pour le paiement des indemnités journalières »

Si l’arrêt de travail est supérieur à 3 jours -> Faire une attestation de salaire à destination de l’Assurance Maladie sur net-entreprise.

Si l’arrêt de travail est supérieur à 3 semaines -> prévoir une visite médicale de reprise dans les 8 j de la reprise auprès de la médecine du travail.

Si l’arrêt de travail dépasse 6 mois, il faut refaire une attestation de salaire en ligne.

Il faut refaire une attestation de salaire de reprise du travail sur net-entreprise si le salarié reprend son travail avant la date de reprise prévue

Accident du travail


S’il y a un accident du travail, faire une déclaration d’accident du travail sur net-entreprise

Calcul congés payés dans XIMI


Pour faire suite aux échanges avec nos services, nous vous confirmons que le point pour lequel vous nous aviez sollicités est traité.
Voici la règle de calcul des indemnité 10% des congés payés :
Sur une période de référence N (du 01/06/N-1 au 31/05/N) ; il faut calculer la somme de l'ensemble de la rémunération brute du salarié (le dernier mois inclut). Dans ce calcul, il ne faut pas inclure les primes qui lui ont été versé pour indemniser des congés payés, ni les primes qui ne sont pas la contrepartie directe du travail effectué par le salarié (comme les primes de vacances, les remboursements de frais...).
Ensuite il faut multiplier cette somme par 0,1 ce qui nous donne un montant X.
L'indemnité 10% est alors égale à : X * (nombre de jours de congés soldés) / (nombre de jours de congés acquis sur la période).

Entrée d’un salarié


Salarié -> Entrée

  • Emploi : Jardinier à domicile / Intervenant(e) de ménage

  • Code emploi INSEE : 563C

  • Code IDCC : 9999

Mail préfecture pour embauche étranger : employeurs-etrangers@haute-garonne.pref.gouv.fr

Sortie d’un salarié

Pendant la période d’essai

1.Lettre de licenciement si besoin


Envoyer un AR le jour du dernier jour travaillé et notifier le salarié par téléphone le jour même de son licenciement. Pas obligé de justifier le pourquoi du licenciement. Modèle de l’AR ici : ..\..\3- Ressources humaines\Rupture de période d'essai .docx

Sauvegarder le fichier Word dans un dossier « Sortie » du dossier du salarié

Mettre dans Ximi la date de fin de contrat à la date de la notification (date du courrier). La date effective est le lendemain.

2.Opsidium


Aller dans « Saisie Préparatoire »

Choisir le salarié

Dans « Saisie évènement » :

    1. Modifier la date de fin et la date de payement du bulletin en mettant la date de dernier jour travaillé

    2. Cocher la case « Bulletin de sortie » dans la zone bleue

    3. Appeler l’évènement « SAP proratisation »

    4. Appeler l’évènement « Licenciement /Dem Std 10ème »

    5. Si ancienneté > 1 an -> Préciser le mode de calcul dans « Licenciement /Dem Std 10ème »

Dans « Saisie des variables »

    1. Mettre le nombre d’heures effectuées

Valider le bulletin (cocher que celui-là)

Générer le bulletin final

Imprimer le bulletin -> Le remettre au salarié avec un chèque

Sauvegarder le PDF dans le dossier :..\..\3- Ressources humaines\Paye\Bulletins de paie en nommant le fichier avec « Partiel » à la fin

Aller dans « Documents » -> « Documents Salariés »

Filtrer sur « Salariés sortis »

Sélectionner le salarié

Cocher en bas à droite :

    1. Solde de tout compte

    2. Certificat de travail

Générer les documents en cliquant sur « Visualiser PDF »

Les imprimer en 2 exemplaires

Sauvegarder le PDF dans le dossier « Sortie » du salarié

3.Site de Pôle emploi pour Attestation Pôle emploi


Se connecter sur : http://www.pole-emploi.fr/accueil/

    1. Login : xxxxxx

    2. Mot de passe : xxxxxxx


Paie

Entrée d’un salarié


Dans l’onglet « Général » du contrat :

Profil de paie = « PRESTATAIRE »

Dans l’onglet « Paie » du contrat :

Statut salarié = Nom cadre

Catégorie socio-professionnelle = Ensemble des non cadres

Code risque AT = 930 NA

Paiement des CP = A la prise des congés

Mois de paie classique


Faire l’avenant au contrat avant la paie !

Ajouter les évènements du salarié

Pour un salarié donné aller au contrat puis cliquer sur le bouton « Validation pré-paie »

Saisir les valeurs et faire attention aux 2.5 j de congés pas calculé par défaut

Valider la pré-paie

Passer le bulletin en Envoyé : Action -> « Passer en envoyer »

Indemnités kilométriques


Indemnités km trajet = Frais pendant intervention (ex. déchetterie)

Indemnités km intervention = Frais entre 2 interventions (Aller d’un client à l’autre)

  • Nb km intervention (Mettre nombre de km réalisés)

  • Indémnité Km intervention (Mettre 0.1 €)

Acompte


  • Dans les éléments liés du contrat de travail onglet paie, vous avez un bloc intitulé "Eléments de salaire". 
    En cliquant sur Nouveau, vous pouvez créer les acomptes en fonction de leur nature "Ponctuelle" ou "Mensuelle".
    - Ponctuelle : acompte occasionnel
    - Mensuelle : indiquez la date de début et la date de fin d'application de l'acompte.

    De cette manière-là, l'acompte sera pris automatiquement dans la validation pré-paie.

Régularisation net à payer


Vous souhaitez régulariser un trop perçu du mois précédent ? 
Dans le bloc "Régul" de la validation pré-paie, un sous-bloc "Net" a été mis en place. Vous pourrez créer la ligne de régularisation en sélectionnant le motif, le montant, la période de rattachement ainsi que le libellé de cette régularisation tel qu'il apparaîtra sur le bulletin de paie.

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