Réunion du 12/12/2008


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Muséum National d'Histoire Naturelle - Division des Systèmes d'Information Gestion des collections

Gestion des prêts - Cahier des charges

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0

10/11/2008

Ebauche de document à partir des réflexions du Groupe Jacim

S. Chagnoux




1

26/11/2008

Version issue de la réunion du 24/11

S. Chagnoux




2

16/12/2008

Réunion du 12/12/2008

S. Chagnoux




3

23/1/2008

Réunion du 15/1/2009

S. Chagnoux




Table des matières

1 Introduction 2

2 Principaux objectifs 2

3 Spécifications générales 3

3.1 Nature des objets prêtés 3

3.2 Notion d'institution et de responsable 3

3.3 Engagement de l'emprunteur 4

3.4 Processus de prêt 4

3.4.1 Traitement d'une demande de prêt 5

3.4.2 Suivi après la clôture de la demande 6

3.4.3 Demande de prolongation de prêt 6

3.5 Autres évolutions Colhelper 7

4 Documents produits 7

4.1 Conditions générales 7

4.2 Bordereau de prêt 7

4.3 Constat d'état 7

4.4 Etiquette de spécimen 8

4.5 Fantômes 8

4.6 Lettres de relance 8

4.7 Documents de passage aux frontières 8

5 Interface utilisateur 9

5.1 Principes 9

5.2 Principaux écrans 9

5.2.1 Consultation des prêts en cours pour un demandeur 9

5.2.2 Consultation des prêts en cours pour un responsable ou une institution 11

5.2.3 Relance 11

5.2.4 Traitement de la demande 13

6 Reprise des données 14

7 Calendrier 14

8 Annexe 1 : condition générale de prêt 15

9 ANNEXE 2: bordereau de prêt 18


1Introduction



Lors de la réunion de direction des collection du 1er Juillet 2008, plusieurs chargés de conservation ont exprimé le manque d'un outil commun de gestion des prêts qui permette d'associer les demandes de prêts reçues via l'application COLHELPER avec les données de spécimens des bases de collection.
Le présent document constitue le cahier des charges de cette future application.
En parallèle, la Direction des Collections a mandaté Hélène Falaise pour étudier le processus de prêts dans l'établissement et en améliorer le recouvrement. Quelques éléments de cette étude ont déjà été pris en compte dans ce document, mais si les conclusions viennent modifier de façon importante la gestion des prêts, il faudra aménager l'outil en conséquence.

.
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