PÔle 1 – gestion administrative des relations externes


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Complexité et aléas




PÔLE 1 – GESTION ADMINISTRATIVE DES RELATIONS EXTERNES

Classe 1.1. Gestion administrative des relations avec les fournisseurs

Situation professionnelle

Complexité

Aléas

      1. Tenue des dossiers fournisseurs et sous-traitants

- Absence de fichier fournisseur

- Cas d’un fournisseur également client

- Cas de sous-traitant d’un fournisseur

- Tarifs conditionnels et variables

- Relations avec des fournisseurs UE et hors UE









- Informations incertaines sur un fournisseur

- Perte de l’historique du fournisseur

- Anomalies dans un catalogue fournisseur

- Défaillance d’un fournisseur ou d’un sous-traitant






      1. Traitement des ordres d’achat, des commandes

- Achats de biens et de services associés

- Achats en ligne

- Achats en lien avec la gestion de la production

- Achats négociés ou contractualisés : appel d’offres

- Gestion partagée des approvisionnements

- Achats à des fournisseurs UE et hors UE









- Ordre d’achat erroné

- Commande à modifier ou à annuler

- Information produit et/ou prestation incomplète

- Défaillance d’un fournisseur







      1. Traitement des livraisons, des factures et suivi des anomalies

- Transmission d’anomalies à un responsable

- Correction d’anomalies de facturation concernant des produits, des quantités, des réductions

- Cas de livraisons nécessitant des retours et rappels successifs

- Traitement de produits importés UE et hors UE








- Perte de documents

- Conditions de vente non respectées

- Retard de livraison

- Litige avec un transporteur

- Défaillance de fournisseur










      1. Évaluation et suivi des stocks

- Anomalies simples sur la tenue des stocks : calculs, produits, dates

- Stocks de nature différente : matières premières, pièces détachées, marchandises, produits semi-finis, produits finis

- Fréquence élevée et saisonnalité des mouvements de stock









- Sortie de stock et retours d’articles défectueux

- Détérioration de stocks

- Écarts entre inventaire théorique et physique

- Rupture de stock








      1. Gestion des règlements et traitement des litiges

- Détection et rectification d’anomalies simples dans la tenue des comptes fournisseurs : saisie, imputation, codification

- Combinaison de différents modes de règlement : escompte au comptant, échelonnement

- Réclamations de fournisseurs

- Règlements en devises










- Échéances non respectées

- Réclamation non fondée d’un fournisseur

- Règlement erroné

- Trésorerie exigeant une demande de rééchelonnement des règlements








Classe 1.2. Gestion administrative des relations avec les clients et les usagers

      1. Participation à la gestion administrative de la prospection




- Élaboration de supports basiques de suivi d’opérations de prospection : tableaux, fiches, guides

- Élaboration ou modification d’un fichier prospects

- Suivi d’une prospection téléphonique

- Suivi d’un publipostage

- Prospection vers UE et hors UE










- Demande d’informations complémentaires de la part de prospects

- Planification non respectée

- Réclamation de prospects mécontents










      1. Tenue des dossiers clients, donneurs d’ordre et usagers

- Absence de fichier client

- Constitution d’un dossier de crédit

- Client douteux ou créance irrécouvrable

- Relations avec des clients UE et hors UE







- Informations incertaines sur un client

- Anomalies dans un historique client

- Défaillance d’un client





      1. Traitement des devis, des commandes

- Commande mixte de biens et de services associés

- Commande en ligne

- Devis à vérifier avec la gestion de la production

- Commande négociée ou contractualisée, appel d’offres

- Commande et devis avec des clients UE et hors UE








- Commande d’un client douteux

- Rupture de stock

- Commande à passer en urgence

- Erreur sur un devis

- Modification ou annulation de commande









      1. Traitement des livraisons et de la facturation

- Transmission d’anomalies à un responsable

- Correction d’anomalies de facturation et ou de livraison

- Anomalies nécessitant des retours et rappels successifs

- Traitement de produits importés UE et hors UE






- Perte de documents ou d’informations

- Conditions de vente non respectées

- Retards de livraison

- Mise en œuvre de garanties et d’assurances couvrant les risques de livraison

- Litige avec un transporteur

- Annulation ou modification de commande

- Défaillance d’un client











      1. Traitement des règlements et suivi des litiges

- Détection et rectification d’anomalies simples dans la tenue des comptes clients : saisie, imputation, codification

- Combinaison de différents modes de règlement

- Réclamations de clients

- Règlements en devises










- Échéances non respectées et rééchelonnement des règlements

- Justification non fondée d’un client

- Dérapage relationnel

- Règlement erroné

- Mise au contentieux de la créance










Classe 1.3. Gestion administrative des relations avec les autres partenaires




      1. Suivi de la trésorerie et des relations avec les banques

- Mouvements en monnaie étrangère

- Rapprochements bancaires

- Traitement de frais bancaires

- Escomptes d’effets de commerce

- Demande de services bancaires

- Demande de crédit à la consom-mation

- Traitement des écarts de caisse positif/négatif












- Erreurs de banque

- Justificatifs absents

- Solde de caisse négatif

- Impayés

- Découverts bancaires

- Service bancaire sans objet













      1. Préparation des déclarations fiscales

- TVA sur les encaissements, sur la marge

- Achats et ventes à l’étranger, UE

- Crédit de TVA à reporter

- Demande de remboursement de TVA

- Non assujettissement à la TVA

- Taxes liées à l’activité










- Perte d’informations

- Absence de déclaration

- Déclaration hors délai

- Problèmes de trésorerie lors des échéances fiscales











      1. Traitement des formalités administratives

- Formalité technique

- Formalité nécessitant un processus long : échanges, validations, rendez-vous

- Formalités intégrant des données juridiques

- Formalités nombreuses exigeant l’établissement d’un calendrier

- Formalités au sein de l’UE ou hors de l’UE










- Formalités incomplètes ou non conformes

- Formalités hors délai

- Formalité déclarée irrecevable par l’administration






      1. Suivi des relations avec les partenaires-métiers

- Formalités courantes vis-à-vis de partenaires-métiers

- Réalisation de documents spécifiques au métier

- Protocoles et normes à respecter

- Recherche d’un nouveau partenaire métier

- Participation à des évènements emblématiques d’un métier







- Protocole, normes non respectées

- Formalité métier non remplie

- Problèmes relationnels avec un partenaire-métier

- Habilitation refusée







PÔLE 2 – GESTION ADMINISTRATIVE DES RELATIONS AVEC LE PERSONNEL

Classe 2.1. Gestion administrative courante du personnel

      1. Tenue et suivi des dossiers des salariés

- Avenants aux contrats

- Missions temporaires

- Travailleurs étrangers UE et hors UE

- Télétravail

- Congés spécifiques

- Emplois protégés

- Accident du travail

- Décès d’un salarié

- Préparation d’un contrôle administratif



















- Information inexacte

- Dossier déclassé

- Perte de documents







      1. Gestion administrative des temps de travail

- Temps de travail aménagés : stagiaire, travailleurs reconnus en situation de handicap, représentants du personnel

- Cas spécifiques : mineurs, apprentis, personnel itinérant, personnel roulant, intérimaires, saisonniers, vacataires

- Modulations horaires : repos compensateur, déplacements, travail de nuit et jours fériés, annualisation, temps partiel

- Contrôle des décomptes d’heures

- Conception de planning

- Remplacement de salarié















- Modifications horaires liées à des évènements (intempéries)

- Litiges sur le décompte d’heures

- Absences imprévues et remplacement

- Modifications et modulations de congés (congés spéciaux)






      1. Préparation et suivi des déplacements du personnel

- Comparaison de tarifs de transport

- Comparaison de prestataires

- Sélections de modes de transport, de prestataires

- Réservation à l’étranger

- Organisation d’un circuit

- Application de remboursements plafonnés

- Évaluation du coût d’un séjour facturé en euros ou en devises











- Traitement d’un dossier incomplet

- Annulation ou report d’un voyage

- Traitements d’incidents de transport



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